Tällä kertaa Eventillan webinaarijakson tuotanto toteutettiin Scene Artsin webinaaristudiolla Oulussa. Jaksossa keskusteltiin tapahtuman suunnittelusta. Milloin tapahtuman toteutus kannattaa ulkoistaa, ja millaisia asioita kumppanin valinnassa tulee ottaa huomioon? Miten tapahtumaan rakennetaan juuri toivottu tunnelma? Mitkä ovat isoimmat väärinkäsitykset, joihin tapahtuma-ammattilainen työssään törmää?
Tiivistimme tärkeimmät vinkit tähän artikkeliin. Katso webinaarin tallenne kokonaisuudessaan artikkelin lopusta, ja kokeile hintalaskuriamme!
1. Toteutus tapahtuman luonteen mukaan
Tapahtuman suunnittelun ensimmäinen askel on määrittää tapahtuman luonne ja tavoitteet. Onko kyseessä etätapahtuma, livetapahtuma vai hybridi, jossa yhdistetään sekä etä- että läsnäolo? Jokainen toteutustapa tarjoaa omat mahdollisuutensa ja haasteensa, joten on tärkeää valita sopiva vaihtoehto tapahtuman tarpeiden ja kohderyhmän mukaan.
2. Etä, live vai hybridi?
Etätapahtumat ovat nousseet suosioon viime aikoina, ja ne tarjoavat mahdollisuuden tavoittaa suuri yleisö ja säästää matkakustannuksia. Livetapahtumat puolestaan tarjoavat ainutlaatuisen kokemuksen ja vuorovaikutuksen mahdollisuuden osallistujille. Hybriditapahtumissa yhdistetään näiden kahden maailman parhaat puolet. Valitse siis toteutustapa huolellisesti tapahtuman tavoitteiden ja kohderyhmän perusteella.
3. Milloin ammattilaiset mukaan toteutukseen?
Tapahtuman laajuus ja vaatimukset vaikuttavat siihen, milloin on aika ottaa ammattilaiset mukaan toteutukseen. Pienemmät tapahtumat voidaan usein järjestää itse, mutta suurempien ja monimutkaisempien tapahtumien kohdalla kannattaa harkita tapahtumatuotannon ammattilaisten apua. Ammattilaisilla on kokemusta ja osaamista, jotka voivat auttaa luomaan vaikuttavan ja sujuvan tapahtumakokemuksen.
4. Tapahtumat osana brändiä
Tapahtumilla on suuri merkitys brändin rakentamisessa ja viestinnässä. Ne tarjoavat mahdollisuuden luoda ainutlaatuinen kokemus ja välittää brändin arvoja ja viestejä osallistujille. Tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa on tärkeää huomioida brändin identiteetti ja varmistaa, että tapahtuma tukee brändin viestintää ja strategiaa.
5. Keinot oikean tunnelman saavuttamiseen
Tunnelman luominen tapahtumassa on keskeistä osallistujien kokemuksen kannalta. Valaistuksella, äänimaailmalla, visuaalisuudella ja sisustuksella voidaan vaikuttaa tapahtuman tunnelmaan. Käytä valaistusta luomaan haluttuja efektejä ja korostamaan tiettyjä alueita. Äänimaailma voi sisältää musiikkia, puheita ja äänitehosteita, jotka tukevat tapahtuman teemaa. Visuaalisuuden avulla voidaan käyttää brändin grafiikkaa ja värejä. Sisustus luo viihtyisiä alueita ja työpajojen ympäristöjä.
6. Kokonaisuus kuntoon yksityiskohtia unohtamatta
Onnistunut tapahtuman järjestäminen vaatii huolellista suunnittelua ja yksityiskohtien hallintaa. Aikatauluta ohjelman osat ja huomioi tarvittavat tauot. Huolehdi logistiikasta, tilankäytöstä, ohjelman sisällöstä ja osallistujien hyvinvoinnista. Tarkista tekniset yksityiskohdat, kuten äänentoisto ja valaistus, ja varmista niiden toimivuus ennen tapahtumaa.
7. Miten valita juuri itselleen oikea kumppani
Tapahtuman järjestäjä voi hyötyä yhteistyöstä luotettavan ja osaavan kumppanin kanssa. Valitse kumppani, joka ymmärtää tapahtumasi tarpeet ja jolla on kokemusta vastaavien tapahtumien toteuttamisesta. Tee taustatutkimusta ja tarkista kumppanin referenssit sekä aiemmat asiakaspalautteet. Keskustele heidän kanssaan avoimesti ja tarkenna odotuksesi, jotta voit varmistaa, että valitset juuri sinulle sopivan kumppanin.
8. Millaisella budjetilla saa mitäkin?
Tapahtuman budjetti on keskeinen tekijä sen toteuttamisessa. Tee realistinen arvio kustannuksista ja määrittele budjetti sen perusteella. Priorisoi tärkeimmät osa-alueet ja tutki eri vaihtoehtoja saadaksesi parhaan vastineen rahoillesi. Muista myös varata joustovaraa odottamattomien kulujen varalle.
Kokonaisuudessaan tapahtuman järjestäminen vaatii huolellista suunnittelua, joustavuutta ja yksityiskohtien hallintaa. Valitse sopiva toteutustapa tapahtuman luonteen ja tavoitteiden mukaan. Huomioi tunnelman luominen ja pidä kokonaisuus hallinnassa unohtamatta yksityiskohtia. Valitse luotettava kumppani ja suunnittele budjetti huolellisesti. Näiden avulla voit järjestää onnistuneen tapahtuman, joka täyttää odotukset ja jättää osallistujille positiivisen kokemuksen.
Kokeile hintalaskuriamme, jolla voit laskea tapahtuman, webinaarin tai podcastin tekniikan hinnan!
Katso webinaaritallenne kokonaisuudessaan alta.